Entenda como calcular a porcentagem de faltosos em casamentos

Na hora de planejar a festa, as noivas sempre se deparam com uma dúvida: como calcular a porcentagem de faltosos em casamento? Esse é um fator fundamental na hora de contratar o buffet e outros fornecedores da festa.

A lista de convidados inclui todas as pessoas com quem os noivos querem compartilhar esse momento; mas, para fazer um bom planejamento, é essencial considerar também as ausências.

Quer entender o motivo? Então continue a leitura deste post e saiba como fazer o cálculo certo para organizar corretamente o seu casamento!

O que é a quebra de convidados?

A quebra de convidados é a quantidade provável de pessoas que estarão ausentes no casamento. Por isso, na hora de fazer o planejamento, é comum considerar esse fator no momento de fechar contratos, evitando a contratação de serviços em excesso e desperdícios.

Porém, para garantir que tudo ocorra da melhor maneira, é importante ainda solicitar a confirmação de presença, chamada também de RSVP. Dessa forma, nos dias anteriores ao casamento, é possível fazer as adequações necessárias de acordo com o número de convidados confirmados.

Como calcular a porcentagem de faltosos em casamentos?

A porcentagem de faltosos é bastante variável, pois depende das características específicas de cada evento. Entretanto, com base no resultado de cálculos de outros casamentos, a estimativa é de 20% dos convidados.

Além de considerar essa estimativa, é fundamental fazer uma análise individualizada da lista. Veja quais são os convidados que você acredita que não vão comparecer e calcule o percentual. Por exemplo, se a sua lista tem 200 pessoas e você calculou que 20 não vão, significa ausência de 10%.

Quando a média calculada por você não coincidir com a geral (20%), procure um meio-termo: faça a média entre os dois valores — no exemplo o resultado seria 15% — e considere esse o percentual de faltosos no planejamento.

Mas lembre-se de não aumentar a lista de convidados contando com as ausências. Mesmo aquela pessoa que mora longe e nunca faz uma visita pode ter um carinho muito especial por vocês e fazer um esforço para ir ao seu casamento.

Como organizar o casamento prevendo as faltas?

Depois de entender o que é a quebra de convidados e o cálculo de faltas, é preciso saber como organizar o casamento corretamente prevendo essas ausências.

Para isso, o principal fator é o tamanho do casamento. Apesar de ter a mesma média de faltosos, em um mini wedding com 50 convidados, o cálculo de 20% resultaria em 10 ausentes. A mesma conta aplicada a uma grande festa de 300 participantes resulta em 60 pessoas. Bastante diferença, não é?

Ou seja, dependendo do tamanho do evento, o impacto financeiro das ausências pode ser maior ou menor. Por isso, para organizar o evento corretamente e lidar com todos os fornecedores, o ideal é contar com o auxílio da organizadora de eventos, que tem a experiência necessária para indicar o melhor caminho para os noivos.

Outra opção é fazer todo o planejamento descontando a quebra de convidados, mas deixar uma boa margem de segurança para não correr o risco de não ter lugares para todos ou faltar alguma coisa no buffet. Você também pode negociar com os fornecedores a possibilidade de alterações nos contratos.

Seguindo essas dicas, você vai conseguir calcular a porcentagem de faltosos em casamento e planejar o evento da melhor forma, evitando desperdícios e sem correr o risco de faltar algum item na festa.

Este post ajudou você a entender como funciona a quebra de convidados? Ficou com alguma dúvida? Compartilhe com a gente nos comentários!